Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Dokumentasjonskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en Dokumentasjonskoordinator som kan sikre struktur, kvalitet og tilgjengelighet i virksomhetens dokumentasjon på tvers av avdelinger og prosjekter. Rollen passer for en person som er detaljorientert, systematisk og komfortabel med å arbeide både administrativt og operativt. Som Dokumentasjonskoordinator vil du ha ansvar for å organisere, oppdatere og kontrollere dokumenter, prosedyrer, retningslinjer, rapporter og arkivmateriale slik at informasjonen er korrekt, sporbar og lett tilgjengelig for relevante interessenter.
I denne stillingen vil du samarbeide tett med ledere, fagspesialister, prosjektteam og støttefunksjoner for å etablere gode rutiner for dokumenthåndtering. Du vil bidra til å utvikle standarder for navngivning, versjonskontroll, godkjenningsflyt og arkivering, samt sikre at interne og eksterne krav etterleves. Dette kan inkludere arbeid med kvalitetssystemer, digitale dokumentplattformer og prosesser knyttet til revisjon og samsvar.
En viktig del av rollen er å identifisere forbedringsmuligheter i eksisterende dokumentasjonsprosesser. Du vil analysere hvordan informasjon opprettes, deles og lagres, og foreslå tiltak som øker effektivitet, reduserer feil og styrker informasjonsflyten. Stillingen krever derfor både praktisk gjennomføringsevne og evne til å se helheten i virksomhetens behov for dokumentstyring.
Dokumentasjonskoordinatoren fungerer ofte som et bindeledd mellom ulike fagmiljøer. Du må kunne kommunisere tydelig, følge opp frister og sikre at dokumentasjon leveres i riktig format og til riktig tid. Rollen krever også høy grad av integritet, siden du kan håndtere sensitiv eller konfidensiell informasjon. Erfaring med administrative systemer, dokumentstyringsverktøy og kvalitetssikringsprosesser vil være en fordel.
Vi ser etter en kandidat som trives med orden, struktur og kontinuerlig forbedring. Du bør være komfortabel med å håndtere flere oppgaver samtidig, prioritere effektivt og arbeide selvstendig når det er nødvendig. Samtidig er samarbeidsevner avgjørende, da du vil støtte kolleger i bruk av dokumentasjonsrutiner og bidra til opplæring og etterlevelse.
Hos oss får du muligheten til å spille en sentral rolle i å sikre at virksomhetens kunnskap og styrende dokumenter forvaltes på en profesjonell og fremtidsrettet måte. Dette er en stilling for deg som ønsker å bidra til kvalitet, kontroll og effektiv informasjonsforvaltning i en organisasjon med høye krav til nøyaktighet og pålitelighet.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere opprettelse, innsamling, registrering og arkivering av dokumentasjon
- Sikre korrekt versjonskontroll og oppdatering av prosedyrer og styrende dokumenter
- Følge opp godkjenningsprosesser og sikre at dokumenter publiseres til rett tid
- Vedlikeholde digitale dokumentstyringssystemer og mappestrukturer
- Støtte avdelinger og prosjektteam med retningslinjer for dokumenthåndtering
- Gjennomføre kvalitetskontroll av dokumenter for format, innhold og sporbarhet
- Bidra til revisjoner, internkontroll og etterlevelse av krav og standarder
- Utarbeide og forbedre rutiner for arkivering, navngivning og tilgangsstyring
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med dokumentstyring, administrasjon eller kvalitetsarbeid
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig
- Kjennskap til digitale arkivsystemer eller dokumenthåndteringsverktøy
- Forståelse for versjonskontroll, sporbarhet og informasjonsflyt
- Gode samarbeidsevner og evne til å følge opp flere interessenter
- Erfaring med Microsoft 365 eller tilsvarende kontorverktøy
- Relevant utdanning innen administrasjon, arkiv, kvalitet eller lignende
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å arbeide med dokumentstyring og struktur?
- Hvilken erfaring har du med digitale dokumenthåndteringssystemer?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du håndterer store mengder informasjon?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du når flere dokumentleveranser har samme frist?
- Har du erfaring med kvalitetssystemer, revisjoner eller internkontroll?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon i det daglige arbeidet?
